Akıllı Görevlendirme

İngilizce Sayfa:Smart Assignments

Mobidi Ofis ya da Mobil uygulamada oluşturulan kayıtları kullanıcılara görev olarak gönderebilirsiniz. Görevlerde ne yapılacağı, kimin yapacağı, nerede yapılacağı, dikkat edilecek konular gibi bilgiler hazır olur ve atanan kullanıcıya iletilirler. Görevin tamamlanması veya tamamlanamaması sonrası ek bilgiler doldurulur ve süreç devam eder.

Bir kaydı atanabilir hale getirmek için Formunuza “Akıllı Görevlendirme” alanını eklemelisiniz.

Görevin kime atanacağı için çeşitli kuralları kullanabilirsiniz. Hangi kriterleri kullanacağınız seçmelisiniz.

  • Gruplar, görevi bir gruba atayabilirsiniz, grup üyelerinden kimin yapacağı bir sonrası süreçte seçilir. Kullanıcılar görevi kendi üstlerinde de alabilirler.
  • Mobil Kullanıcılar, doğrudan bir kişiye atayabilirsiniz.
  • Departman, kişinin departmanına göre atama yapabilirsiniz. Elektrikçiler yapsın gibi.
  • Görev, kişinin görevine göre atama yapabilirsiniz. Bunu X sisteminin sorumlusu yapsın gibi.
  • Ofis Kullanıcıları ve Ofis grupları görevi ofis kullanıcılarına atamak istediğiniz zaman kullanılır.

Burada seçtiğiniz kurala göre MOBIDI Ofis bu görevi ilgili kullanıcılara iletecektir. Farklı formlarda farklı seçenekler kullanabilirsiniz.

Görev Kayıtları için örnek kullanım alanları

Bir arıza kaydı görev olabilir. Bir arıza bildirimi geldi, kaydını oluşturdunuz. Kayıt görev olarak saha ekiplerine iletildi. Sonucunu panellerden görebilirsiniz. Arıza kaydında arızanın kaynağı, türü, adresi, ve diğer detayları belirtebilirsiniz. Eğer arıza elektrik ile ilgiliyse sahada elektrikçilere, IT ile ilgiliyse bilgi işleme iletilmesini sağlayabilirsiniz.

Sosyal yardım uygulamanız var, yardımların kimlere gideceğini belirliyor ve kayıtları oluşturuyorsunuz. Akıllı görevlendirme ile hangi ekip, ne zaman, ne teslim edecek belirliyorsunuz. Kayıtlarda ulaşılan kişinin adresi, özel koşulları, ve gereken diğer detaylar mevcut.

Sahada eksik bilgiler var, örneğin yapıların fotoğrafları veya kapı numaraları eksik. Bu kayıtlar toplu veya belirlediğiniz zamanlarda ekiplere iletilebilir ve eksik fotoğraflar tamamlandıkça geri iletilir. Kayıtlarda yapının adresi ve gerekli diğer detaylar yazıyor.

Bir servis firması için haftalık teslimat planları oluşturuyorsunuz. Bu planlara göre kayıtları oluşuyor ve sonrasında teslimatların gerçekleşmesini izliyorsunuz. Kayıtlarda adres, kontak kişi telefon, özel koşullar, ve teslimatı yapılacak malzeme yazıyor.

Tüm bu faaliyetler paneller ve raporlar aracılığı ile tamamen izlenebilir. Kaç görev, kimlere gitti, ne zaman yerine geldi, atama ile yapılması arasında ne kadar zaman geçti, yapılması ne kadar sürdü gibi bilgiler paneller ile izlenebilir, analiz edilebilir.

Üzerimdeki görevler

Akıllı Görevlendirmenin kullandığı formlarda sorgu kurallarına “Aktif Kullanıcı” seçeneği gelir. Bu sorguyu kullanarak oluşturduğunuz sorgular her bir kullanıcı için farklı sonuç getirecektir. Böylece bir panelde kullandığınız listeler, grafikler ve analizler kullanıcıya atanmış görevler üzerinden yapılır.

Üzerimde kaç iş var, ne kadar süre geçmiş, bunlar nerede gibi pek çok sorunun yanıtını bu şekilde oluşturulmuş bir panelden öğrenebilirsiniz.

Eğer görev bir kişiye atanmış ise sadece o kişi seçilir. Ama bir gruba atanmış ise gruptaki tüm kullanıcılarda görünür. Bu süreçte yönetici görevi doğrudan belli bir kişiye de atayabilir.

Görevlerin Gönderilme Zamanı ve Koşulları

Görevleri atama yanında ilgilisine ne zaman gönderileceğini de belirleyebilirsiniz. Bu şekilde işi tanımlatıp diğer işlere odaklanabilirsiniz. MOBIDI Ofis zamanı gelince veya tanımladığınız diğer koşullar oluşunca otomatik olarak iletilecektir. Yöntemin diğer faydası mobil kullanıcıların önünde sadece ilk yapacakları işlerin görünmesidir. Bugün iş bugün, yarının iş yarın gibi. Elbette esnek kurallar ile önümüzdeki 2 günün işlerini gönder kuralını da tanımlayabilirsiniz.

Bu iş için Form tanımlarının bir parçası olan “Görevlendirme Kuralı” yazılmalı. Yazdığınız kural görev tanımının mobil kullanıcıya ne zaman ve hangi koşullardan gönderileceğini belirleyecektir.

Açıklama Kural Tanımı
Belirlenen gün gönder Formunuzda işin yapılacağı bir alan olmalıdır. Bu alana yazdığınız tarih gelince görev iletilir. Verilen örnekte Bu tarihalan “YapılmaTarihi” olarak varsayılmıştır. [YapılmaTarihi]:”Bugün”
Bugün ve Yarın yapılacak işleri gönder Bir kaç günlük işlerin iletilmesini de sağlayabilirsiniz. Örnekte verilen kural Bugün ve 1g sonrası demektir. [YapılmaTarihi]:”Bugün..1d”
Aralık kontrolü Miktar 100 500 arası olduğunda gönder [Miktar]:”100..500″
Onaylanmış ise Gönder Oluşturduğunuz iş akışında görev oluşturulur ve bir veya daha fazla kişi tarafından onaylanması gerekiyorsa bu koşulu yazabilirsiniz. Örnekte Onay alanı doğru(check) ise görevlendirme yapılacaktır. [Onay]:true
Birden çok kuralı aynı anda kullanmak kurallarınızı virgül ile ayırarak birden fazla koşulun oluşmasını bekletebilirsiniz. [YapılmaTarihi]:”Bugün” , [Onay]:true

Mesaj Göndererek Görev Oluşturmak

Çok ani gelişen ve hızlı müdahale gerektiren durumlar veya ihtiyaç duyduğunuz anda bir kullanıcıya, gruba veya tüm kullanıcılara mesaj gönderebilirsiniz. Bu mesajlar duyuru amaçlı olabileceği gibi görev amaçlı da olur. Görev olması durumunda mesajı alanlar doğrudan işi yaparlar ve kaydederler.

Görevlerin Sonucunun İzlenmesi

Görevleri oluşturdunuz, kimlerin yapacağını ve ne zaman yapılacağını belirlediniz. Görev kayıtlarınız kurallara göre mobil ekip üyelerine iletildi. Ekipler bu kayıtları günceller ve sonucu yazarlar. Not, ek fotoğraf veya süreci ilerletecek bir bilgi olabilir. Hiç dokunulmamış görev kayıtları da olabilir(unutma, ihmal,..). Bu kayıtları da süre kriterlerine göre sorgulayabilir analiz edebilirsiniz.

Özet

Akıllı Görevlendirme işlerinizi kolaylaştırır ve sonuçları izlemenizi mümkün kılar. Kural bazlı işleyiş ile her seferinde karar vermeniz gerekmeden esas işinize odaklanmanızı sağlar.